XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐÀO TẠO VÀ QUY HOẠCH
(Võ Tính Sử, Vương Trung Lễ, Trần Hoài Thanh)

    Phần mềm đáp ứng triệt để được yêu cầu lưu trữ các tài liệu về đào tạo và quy hoạch. Theo dõi việc thực hiện công tác đào tạo nhằm nâng cao tay nghề cho nhân viên y tế hàng năm nhanh chóng, hiệu quả. Việc quản lý và lưu trữ các đề tài đào tạo, quy hoạch qua nhiều năm mà không bị thất lạc, truy xuất lại thông tin nhanh chóng. Đặc biệt là phần mềm có giao diện thân thiện với người dùng nên rất sử dụng.

    Phần mềm có tính bảo mật cao, được phân quyền thành 2 nhóm chính:

    -   Nhóm thứ nhất: Quản trị hệ thống là nhóm có toàn quyền về các chức năng của phần mềm như thêm, sửa, xóa, báo cáo,….

    -   Nhóm thứ hai: Người dùng là nhóm bị hạn chế quyền bởi nhóm thứ nhất và chỉ được phép chi cập vào các chức năng của phần mềm khi được cấp quyền từ nhóm thứ nhất. (phần mềm được phân quyền theo từng chức năng và từng người dùng)

Phần 1
ĐẶT VẤN ĐỀ

    Hiện nay, sự bùng nổ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ kỹ thuật số, yêu cầu muốn phát triển thì phải tin học hoá tất cả các ngành, các lĩnh vực.

   Cùng với sự phát triển nhanh chóng về phần cứng máy tính, các phần mềm ngày càng trở nên đa dạng, phong phú, hoàn thiện hơn và hỗ trợ hiệu quả cho con người. Các phần mềm hiện nay ngày càng mô phỏng được rất nhiều nghiệp vụ khó khăn, hỗ trợ cho người dùng thuận tiện sử dụng, thời gian xử lý nhanh chóng, và một số nghiệp vụ được tự động hoá cao.

   Do vậy mà trong việc phát triển phần mềm, sự đòi hỏi không chỉ là sự chính xác, xử lý được nhiều nghiệp vụ thực tế mà còn phải đáp ứng các yêu cầu khác như về tốc độ, giao diện thân thiện, mô hình hoá được thực tế vào máy tính để người sử dụng tiện lợi, quen thuộc, tính tương thích cao, bảo mật cao (đối với các dữ liệu nhạy cảm),… Các phần mềm giúp tiết kiệm một lượng lớn thời gian, công sức của con người, tăng độ chính xác và hiệu quả trong công việc.

   Khoa học và công nghệ đang dần chứng tỏ tầm ảnh hưởng rất lớn đến mọi mặt của đời sống xã hội. Đối với hoạt động của ngành y tế, có thể thấy rằng, Khoa học công nghệ ngày càng đóng vai trò quan trọng, trong đó việc ứng dụng phần mềm trong bệnh viện không chỉ là mũi nhọn cho quá trình cải cách hành chính trong công tác quản lý, điều hành của cơ quan, trong đó có công tác quản lý đào tạo và quy hoạch.  Ngày nay, những hiệu quả vô cùng to lớn mà ứng dụng phần mềm đem lại trong công tác quản lý ở các bệnh viện ngày càng rõ nét.  Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý bệnh viện đã trở thành một yêu cầu cấp bách nhằm nâng cao chất lượng trong công tác quản lý bệnh viện, góp phần thúc đẩy bệnh viện phát triển toàn diện, từng bước đáp ứng yêu cầu về khám chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho nhân dân.

   Trong những năm qua, bệnh viện Đa khoa quận Ô Môn hằng năm đều thực hiện công tác đào tạo nhằm nâng cao tay nghề cho nhân viên y tế. Hiện nay, việc quản lý này đều được lưu trữ dữ liệu trên máy tính của phòng Hành chính quản trị - Tổ chức cán bộ, việc lưu trữ dữ liệu trên máy tính dễ bị nhiễm virus sẽ làm mất dữ liệu. Ngoài ra, để thuận lợi giúp cho Ban Giám đốc, phòng Hành chính quản trị - Tổ chức cán bộ thực hiện tốt công tác quản lý đào tạo và quy hoạch trong những năm tiếp theo, cũng như trong việc lưu trữ, truy xuất và quản lý đối tượng được đào tạo và quy hoạch được thuận tiện. Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi tiến hành thực hiện sáng kiến “Xây dựng phần mềm quản lý đào tạo và quy hoạch tại bệnh viện Đa khoa quận Ô Môn năm 2022” để góp phần nâng cao chất lượng với các mục tiêu sau:

-  Tiết kiệm sức lao động, thời gian và nâng cáo chất lượng công việc trong việc tổng hợp – nhập liệu thủ công bằng word và excel. - Tìm kiếm thông tin chuyên về quản lý đào tạo và quy hoạch thuận tiện, giảm được diện tích lưu trữ văn bản giấy.

-  Giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người dùng.

-  Giảm chi phí cho việc mua phần mềm và chi phí bảo trì hàng nằm như: 

Giá tham khảo mua phần mềm:

+ Chi phí ban đầu và triển khai: 20.000.000 vnđ

+ Chi phí bảo trì 1 năm là 20%: 20.000.00 * 20% = 4.000.000 vnđ

Phần 2 NỘI DUNG CHÍNH

2.1 Cơ sở lý luận của sáng kiến.

   Nhằm phát huy vai trò của công nghệ thông tin và những cơ hội do kỷ nguyên kỹ thuật số mang lại, Đảng và nhà nước ta đã có những chủ trương, chính sách sáng suốt và kịp thời, tạo điều kiện cho công nghệ thông tin phát triển. Đối với lĩnh vực y tế, thời gian vừa qua, Bộ Y tế đã tăng cường quản lý nhà nước về công nghệ thông tin y tế, đồng thời ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật, hành lanh pháp lý để chuyển đổi số trong ngành y tế như:

- Công văn số 6871/BYT-CNTT ngày 13 tháng 9 năm 2016 của Bộ Y tế, về việc “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh”.

-  Thông tư số 54/2017/TT-BYT ngày 29 tháng 12 năm 2017 của Bô Y tế, về việc ban hành tiêu chí ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.

-  Quyết định số 4888/QĐ-BYT ngày 18 tháng 10 năm 2019 của Bô Y tế, về việc ban hành “Đề án ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin y tế thông minh giai đoạn 2019-2025”.

   Qua thực trạng tình hình quản lý đào tạo và quy hoạch bằng phương pháp thủ công tại Bệnh viện đa khoa quận Ô Môn, sáng kiến này sẽ phát triển một chương trình nhằm quản lý triệt để công tác lưu trữ và truy xuất. Tin học hóa 100% công tác quản lý đào tạo và quy hoạch từ việc lưu trữ, truy xuất, quy hoạch, báo cáo thống kê. Chương trình được phát triển và viết mã code bằng ngôn ngữ lập trình C# (C# là một ngôn ngữ lập trình đơn giản, được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư của Microsoft vào năm 2000. C# là ngôn ngữ lập trình hiện đại, hướng đối tượng và được xây dựng trên nền tảng của hai ngôn ngữ mạnh nhất là C++ và Java.) và lưu trữ dữ liệu trên nền hệ quản trị dữ liệu SQL server Express (SQL Server Express là phiên bản miễn phí của hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ chính (RDBMS) của Microsoft, SQL Server. Về cơ bản, SQL Server là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có thể được sử dụng để lưu trữ và truy cập thông tin được lưu trữ trong nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau).

Dưới đây là Sơ đồ use-case.

 

• Sơ đồ tổng quát.

​

* Yêu cầu hệ thống:

-  Hệ điều hành: Windows 7 Service Pack 1 hoặc cao hơn

-  Bộ xử lý 1 GHz hoặc nhanh hơn

-  1 GB RAM hoặc cao hơn

-  4,5 GB dung lượng đĩa cứng khả dụng (x86) - 4,5 GB dung lượng đĩa cứng khả dụng (x64)

2.2.   Thực trạng việc quản lý đào tạo và quy hoạch tại bệnh viện.

Hiện tại, công tác quản lý đào tạo và quy hoạch tại bệnh viện vân ̃ chưa được tin học hóa, các khâu lưu trữ hồ sơ đào tạo và quy hoạch còn làm thủ công, quản lý bằng sổ sách. Việc tổng hợp báo cáo, thống kê gặp rất nhiều khó khăn. Do quá trình quản lý bằng thủ công, sổ sách, văn bản trên máy vi tính cá nhân, nên dữ liệu không thể lưu trữ được lâu dài, giấy tờ thường bị mất hoặc phai nhạt số liệu, máy vi tính cá nhân có thể gặp sư cố ̣ bất cứ lúc nào. Cho nên số liệu không đảm bảo an toàn.  

Vì vậy mà việc phát triển phần mềm là cần thiết, sự đòi hỏi không chỉ là sự chính xác, xử lý được nhiều nghiệp vụ thực tế mà còn phải đáp ứng các yêu cầu khác như về tốc độ, giao diện thân thiện, mô hình hoá thực tế vào máy tính để người sử dụng tiện lợi, trực quang, tính tương thích cao,… Phần mềm giúp tiết kiệm một lượng lớn thời gian, công sức của con người, tăng độ chính xác và hiệu quả trong công việc.

2.3.   Giải pháp của sáng kiến:

Qua thực trạng tình hình quản lý đào tạo và quy hoạch bằng phương pháp thủ công nêu trên, sáng kiến này sẽ phát triển một chương trình nhằm quản lý triệt để công tác lưu trữ, truy xuất,…. Tin học hóa 100% công tác quản lý đào tạo và quy hoạch từ việc lưu trữ, truy xuất hồ sơ, báo cáo thống kê tình hình thực hiện. 

2.3.1. Giải pháp mới, cải tiến:

-  Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý quản lý đào tạo và quy hoạch tại bệnh viện, nâng cao ứng dựng khoa học công nghệ cũng như công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhằm đat hiệ u quạ ̉ cao trong công viêc̣ . 

-  Quản lý được triệt để và chính xác công tác lưu trữ, truy xuất và báo cáo thống kê tại bệnh viện. Như báo cáo kết quả đào tạo, bồi dưỡng viên ngắn hạn, tập huấn, dài hạn,… Đối với lưu trữ bằng thủ công như hiện tại muốn thống kê lại dữ liệu từ nhiều năm rất khó khăn, có thể bị nhầm lẫn số liệu do nhìn bằng mắt thường hoặc lạc mất do yếu tố khác quan.

-  Tin hoc họ   ́a toàn diên trong khâu lưu trữ: 

 + Đối với lưu trữ bằng thủ công như hiện tại thì diện tích kho để lưu lại chiếm diện tích không nhỏ, còn đối với lưu trữ trên phần mềm thì rất tiện và không chiếm diện tích lưu trữ như hiện tại.

 + Mô hình quản lý các hồ sơ bằng sổ sách hoặc tệp tin word, excel, pdf.. như hiện tại thì rất khó, đối với quản lý bằng phần mềm thì rất đơn giản và trực quan cụ thể bằng hình ảnh mô tả như sau: 

2.3.2. Phạm vi áp dụng của sáng kiến:

- Chương trình sẽ được cài đặt và sử dụng ở tất cả các khoa - phòng, Mỗi người dùng sẽ được cấp một tài khoản riêng và sẽ có chức năng riêng tùy theo công việc của mình.

- Người quản lý có quyền quản lý toàn bộ chương trình như: lưu trữ tài liệu, biên soạn báo cáo, tra cứu, .....

2.4. Hiệu quả của sáng kiến:

- Lưu trữ lượng lớn hồ sơ đào tạo và quy hoạch

- Tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng

- Xử lý công việc báo cáo thống kê hiệu quả và chính xác cao.

- Chương trình quản lý đào tạo và quy hoạch tại bệnh viện. Góp phần nâng cao tiêu chí C3.2 trong bộ tiêu chí chất lượng bệnh viện Việt Nam (phiên bản 2.0).

Phần 3
KẾT LUẬN

3.1. Kết luận

- Toàn bộ hệ thống quản lý quản đào tạo và quy hoạch đã được tin học hóa 100%, công tác quản lý đã được thực hiện trên phần mềm hiệu quả và chính xác.

Ứng dụng chương trình quản lý đào tạo và quy hoạch trên phần mềm sẽ tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các khoa, phòng, Ban giám đốc. Từ đó Ban giám đốc có thể biết được kế hoạch đào tạo cho cán bộ thực hiện tới đâu, và có đủ các chứng chỉ cần thiết hay chưa hoặc còn thiếu những gì.